Hacer o no hacer una rueda de prensa es una decisión importante en tu estrategia de comunicación corporativa. Salvo en el caso de las instituciones, los equipos de fútbol y los grandes acontecimientos que suelen (y no siempre) tener el aforo garantizado, en el resto de supuestos (probablemente, en el que se encuentra tu empresa) es como lanzar una moneda al aire. Los medios de comunicación cuentan con plantillas cada vez más pequeñas y las agendas informativas son cada vez más amplias. El resultado es que hay pocos periodistas para ir a muchas convocatorias. Y hay que elegir lo que significa descartar por lo que las imágenes de ruedas de prensa completamente vacías son cada vez más frecuentes. Si aún así sigues adelante y quieres apostar por ello ignorando las cinco tácticas que (casi) siempre funcionan con los periodistas, procura no cometer uno, varios o todos estos errores (Sí, hay quién comete todos los errores a la vez)
1. ¿De qué va esto?
Pues sí, lo primero es darle una razón a los medios para asistir a nuestra convocatoria y ello nos obliga a explicar de la manera más rápida y atractiva posible el motivo de la rueda de prensa. Suele funcionar dar un pequeño adelanto -lógicamente no lo más relevante, pero sí algo atractivo- del contenido de la misma para que los medios puedan valorar correctamente la importancia de la noticia que queremos contarles.
2. ¿Y dónde es?
Puede parecer evidente, pero la realidad demuestra que no lo es tanto. La convocatoria de la rueda de prensa tiene que ser clara y ofrecer todos los datos necesarios para que el periodista pueda llegar correctamente al lugar en el que se desarrolla. Además, es imprescindible que las agencias (EFE y Europa Press) la recojan en su agenda informativa. Lógicamente, cambiar la hora o el lugar con poco margen o ser impuntual está totalmente desaconsejado.
3. Evita la primera hora de la mañana, los mediodías y las tardes
¿Y qué horas me quedan? Realmente pocas. La mejor hora para convocar una rueda de prensa es entre las 10 y las 12.30 de la mañana. Todo lo que sea antes o después complica mucho la labor de los periodistas: a las 13 suelen comenzar los informativos de las radios; a los 14.00, los locales de la tele que, además, necesita más tiempo de elaboración; por la tarde, es cuando se escriben los artículos en los periódicos y tiene que estar muy justificada la salida de un redactor. Y cada vez hay menos periodistas en los medios. En definitiva, hay pocas horas realmente buenas para convocar una rueda de prensa lo que provoca que muchas se concentren en la misma volviendo al problema de la competencia. Además, y como nos aporta el periodista Juan Méndez (@juanmendezc) desde los comentarios de este blog, «es fundamental la elección del día de la semana y, en especial, las coincidencias con plenos parlamentarios, municipales, consejeros del ramo según tema o sección donde se ubique nuestra rueda de prensa, días de fútbol o Champions, agenda del fin de semana…» ¿De verdad que sigues pensando que una rueda de prensa es buena idea? Si es así, sigue leyendo.
4. Mucho cuidado con los ‘canutazos’
¿Con los qué? Bueno, en argot los canutazos son las ruedas de prensa de pie en las que, armados con sus micrófonos (canutos), los periodistas buscan recabar una o varias opiniones de manera rápida. Son ideales para comunicación política y deportiva porque en poco tiempo se recogen varias opiniones relevantes sin toda la parafernalia que rodea a las ruedas de prensa. Sin embargo, son terriblemente incómodos, el brazo pesa a partir de la segunda pregunta, no se pueden tomar notas y habitualmente hay algún que otro empujón. Dicho de otra manera, están desaconsejados para la comunicación empresarial a menos que sea estrictamente necesario. Otra cosa es que interese reproducir de manera cómoda para el periodista el formato canutazo; esto es, con el protagonista de pie y atendiendo a preguntas directas. En este caso, basta con poner un atril discreto, una toma de audio para los medios y unas sillas para los periodistas, quienes agradecerán desarrollar sin agobios su trabajo. Y, además, las fotos serán mejores ya que no hay nada menos fotogénico que tres personas sentadas detrás de una mesa. De hecho, y siempre que se garanticen los medios técnicos anteriores, es el formato visual más aconsejado.
5. Una rueda de prensa no es una asamblea
Elegir al portavoz es fundamental. Suele ser el de mayor rango de los asistentes pero no es imprescindible si se cuenta con una persona con capacidad para comunicar y conocimientos suficientes del tema. Lo que está completamente contraindicado y es terriblemente frecuente son las ruedas de prensa convertidas en asambleas en las que hablan 4, 5 y hasta 6 personas. No hay crónica de radio ni pieza de televisión que pueda incluir más de una o dos voces. Y el periodista viene a hacer su trabajo, no a escuchar a 5 personas agradeciendo su presencia…
6. ¿De qué va esto? Segunda parte
Una versión ampliada y mejorada del punto 1. Por muy complicado que sea el tema que estamos exponiendo, tiene que ser comprensible por un público muy amplio. Debemos entender que el periodista es un canal y que nuestras palabras serán transmitidas -con suerte 15 ó 20 segundos- sin todo el contexto de la rueda de prensa. Hay que evitar los tecnicismos, el argot, las frases subordinadas en las que se pierde el hilo de la idea y, en general, todo aquello que nos separe de una audiencia que no tiene que estar familiarizada con lo que estamos explicando.
7. Ahora mismo no tengo el dato
Dar una rueda de prensa no es un examen, pero se le parece mucho. Y hay que estudiar un poco. No sólo debemos tener un conocimiento profundo de la información que queremos transmitir, sino que tenemos que ponernos en el lugar de alguien que no tiene ni idea de lo que estamos hablando e intentar averiguar qué nos preguntará. Es imprescindible tener una respuesta documentada y sólida para cada una de estas respuestas por la sencilla razón de que si te presentas como experto en un tema toda tu credibilidad se volatiliza si respondes “ahora no tengo el dato”. También es fundamental analizar el contexto en el que se produce tu rueda de prensa. Un ejemplo: si tienes una empresa agrícola y se está negociando la reforma de la Política Agraria Común es más que probable que te pregunten tu opinión sobre el tema. Prepárate para ello.
8. No hay preguntas…
Está implícito en los puntos 6 y 7, pero hay que repetirlo. Puede ser que haya quién se pueda permitir dar ruedas de prensa sin preguntas, pero tú no eres ese alguien. Si quieres que tu rueda de prensa no fracase, debes mostrar empatía por el trabajo de los periodistas y, en consecuencia, ponerte a su disposición para aclarar cualquier duda que tengan, profundizar la información o solicitar tu opinión sobre cualquier otro tema. Un inciso: los periodistas, por muy amigos que sean, siempre preguntan de usted y, en consecuencia, hay que responderles de la misma manera. Olvida el tuteo para cuando se apaguen los micrófonos y evita frases del tipo “No sé por qué me hace esa pregunta” que demuestran un malestar que no puedes permitirte. Si no estás preparado para preguntas o no crees necesario responderlas, no convoques una rueda de prensa: manda un comunicado y evitarás la crisis de reputación que te supondrán las críticas de los medios.
9. …Pero sí público
Otro formato que se ha puesto bastante de moda y que incomoda hasta tal punto a los periodistas que se van sin preguntar y con cero ganas de darle cancha a tu información. La primera vez que asistí a una rueda de prensa con público fue como periodista deportiva en la presentación de jugadores del Betis con Manuel Ruiz de Lopera de presidente. Entre los medios, se colaban varios aficionados que jaleaban cada intervención de Lopera y que terminaban dejando a los periodistas sin ganas de decir nada en el turno de preguntas ante la posible reacción de los aplaudidores. Luego, el formato se ha exportado a comparecencias políticas y, últimamente, empresariales hasta tal punto que las primeras filas de la sala la ocupan distintos cargos y empleados de la organización convocante y, al final, sientan a los periodistas que, en teoría, son los que han sido invitados y a los que se quiere contar algo. En serio, por muy arropado que te sientas, queda fatal. Las ruedas de prensa son para los periodistas. Eso no significa que no pueda ir alguien más, pero evita todo lo que puedas que la sala se convierta en una conferencia. Otra cosa, y volviendo al ejemplo de Lopera, en las ruedas de prensa no se aplaude.
10. No se acaba nunca
Una rueda de prensa tiene que durar como máximo 45 minutos con todos sus peregiles (fotos y preguntas incluidas). Y ya es mucho. Los periodistas no tienen más tiempo y casi nada requiere tanto para ser comprendido. Lo ideal sería que planificaras las intervenciones en torno a 20 minutos –nunca más- y dejar el resto del tiempo para preguntas. Si el tema despierta interés, no es extraño que se alargue. Eso significa que la rueda ha sido un éxito. Pero ajústate a los tiempos. Nada peor que ver cómo una sala de prensa se vacía de periodistas y cámaras mientras que el portavoz habla y habla y habla y habla.
Hemos llegado a 10 errores pero escribiendo este post me han surgido al menos otros 10 más. La verdad es que no es mi formato favorito pero en determinadas circunstancias no es prescindible ni sustituible por lo que habrá que continuar profundizando en él. ¿Te ha parecido de interés la entrada? ¿Quieres aportar tu propia experiencia?
