La próxima semana, del 22 al 26 de enero, tiene lugar en Madrid FITUR, la Feria Internacional de Turismo en España. La segunda feria más importante del mundo en el sector del turismo. En España, la feria de todas las ferias para aquellos que nos dedicamos de manera directa o indirecta a este sector.
En Descubre Comunicación hemos pensado que esta ocasión nos viene como anillo al dedo para abordar una pregunta que suele salir a la palestra de modo recurrente. ¿Qué debo hacer para rentabilizar una feria comercial? ¿Cómo sacarle el máximo partido a mi participación? Es cierto que cada maestrillo tiene su librillo, pero para responder a esa pregunta, nos vamos a atrever a dar algunas recomendaciones básicas que, no obstante, nunca está de más recordar. Y si al final, cada cual contará la feria según le haya ido, esperamos que con estas indicaciones a todos nos vaya la mar de bien.
En primer lugar, hay que tener claro para qué voy a una feria. Como todo en la vida, debo definir y concretar cuáles son mis objetivos y qué medios voy a disponer para alcanzarlos. Podemos ir a vender, a presentar un nuevo producto o servicio, a conseguir nuevos clientes, a contactar con clientes actuales a los que tenemos pocas oportunidades de ver en persona, a buscar un socio estratégico, a conocer qué está haciendo la competencia, o simplemente a pasearnos y a dejarnos ver (por cierto, un objetivo este último tan lícito como cualquier otro y que, en muchas ocasiones, en función de la empresa y del sector, puede ser el más importante de todos. Ya dijimos en este post que comunicamos siempre, a todas horas del día y en todas partes)
En cualquier caso, repetimos: hay que saber para qué vamos. En función de esto, organizaremos nuestra presencia y participación en la feria. Puede condicionar si vamos a ir sólo una jornada o toda la feria. Si vamos a ir con stand o sin él. Si necesitaremos por tanto apoyo de recursos logísticos y, sobre todo, humanos. Si debemos preparar alguna presentación. Etc etc etc
Vamos a tratar de abordar de manera general y muy breve qué aspectos mínimos hay que tener en cuenta en los tres grandes momentos de nuestra participación:
- Antes de la feria, la preparación.
- Durante la feria, la participación.
- Después de la feria, la evaluación.
La preparación
Definido el objetivo, tenemos que prever los medios y recursos que vamos a necesitar. Presupuestar es una tarea imprescindible. Y hay que hacerlo lo más detalladamente posible. Luego vendrán los imprevistos, pero al menos hemos de tener claro un montante inicial del que, por supuesto, intentaremos despegarnos lo menos posible.
Al mismo tiempo hay que tener en cuenta otra cuestión. Tenemos un portfolio de productos/servicios, ¿no es así? Entonces, tenemos que delimitar y escoger cuál o cuáles de ellos vamos a exponer y presentar en la feria. En la mayoría de las ocasiones, no es necesario (incluso puede ser contraproducente) que vayamos con toda la batería de lo mucho y bueno que sabemos hacer. Ya se sabe: el que mucho abarca, poco aprieta.
Vistos los objetivos, el presupuesto y el producto, el resto de acciones pre-feria girarán en torno a ellos: la contratación del espacio, del stand, el personal, los transportes y seguros, los desplazamientos, el papeleo que suelen exigir los organizadores, la publicidad en los catálogos de la feria, el material que vayamos a necesitar (tarjetas de empresa, folletos, audiovisuales, obsequios promocionales, etc)
Un último punto a tener en cuenta es la agenda. Es imprescindible que, antes de la fecha de inicio del evento comercial, tengamos claro en qué vamos a emplear nuestro tiempo. No podemos olvidarnos de que el tiempo es oro. Debemos ser capaces de poner, negro sobre blanco, día a día, hora a hora, qué encuentros vamos a tener. Qué stands vamos a visitar. A quiénes vamos a recibir y cuándo en el nuestro. Qué presentaciones vamos a hacer o a cuáles vamos a asistir.
Relacionado con la agenda, resulta también conveniente comunicar nuestra participación. Es decir, informar (a nuestros clientes actuales y potenciales, a nuestros socios, a nuestros proveedores, etc.) acerca de nuestra presencia y las acciones que hemos preparado. Y no sólo informarles, también es aconsejable invitarles a que nos encontremos allí con ellos. Seguro que hay mucho de qué hablar.
No está de más, sobre todo en ferias tan grandes como FITUR, disponer de un mapa y de una programación de la propia feria. Te podemos asegurar que tus pies y tus piernas te lo agradecerán.
En la próxima entrada, seguiremos dando algunas indicaciones, esta vez, sobre qué hacer DURANTE la feria. Hasta entonces, ¡a preparar las maletas!
